Privacy zonder mist.
Kort, concreet en AVG-gericht.

Subsidieupdate wordt aangeboden door Subsidieupdate V.O.F.. De organisatie handelt vanuit dezelfde product- en supportstructuur als de huidige publieke site. Voor de AVG zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de site, de webapp en directe supportkanalen binnenkomen.

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van de publieke site, gebruikers van de webapp, contactverzoeken, demo-aanvragen en zakelijke klanten die alerts of andere productfunctionaliteiten gebruiken. Voor zover wij persoonsgegevens verwerken namens de klant als verwerker in de zin van de AVG, geldt aanvullend onze verwerkersovereenkomst (Data Processing Addendum). Bij strijd tussen deze privacyverklaring en het DPA gaat het DPA voor voor de verwerkingsafspraken die daarin zijn vastgelegd. Een kopie van het DPA is op verzoek beschikbaar via privacy@subsidieupdate.nl.

Bedrijfsnaam

Subsidieupdate V.O.F.

Vestigingsplaats

Nederland

KvK-nummer

Wordt aangevuld bij publicatie

BTW-nummer

Wordt aangevuld bij publicatie

Privacycontact

privacy@subsidieupdate.nl

Algemeen contact

contact@subsidieupdate.nl

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor accounttoegang, meldingen, facturatie, support en beveiliging van het platform. Het gaat daarbij hoofdzakelijk om zakelijke contact- en gebruiksgegevens.

De meeste gegevens ontvangen we rechtstreeks van jou of je organisatie wanneer je een account aanmaakt, een demo aanvraagt, facturatiegegevens invult of notificatiekanalen koppelt. Daarnaast genereert het platform zelf operationele metadata, zoals sessiegegevens, logregels en auditinformatie over het gebruik van de webapp.

Account & identiteit

Naam, zakelijk e-mailadres, gehashte inloggegevens, rol en taalvoorkeur.

Organisatie & facturatie

Bedrijfsnaam, factuuradres, KvK-/BTW-gegevens, abonnementsstatus en factuurreferenties.

Gebruik van de dienst

Gevolgde gemeenten, sectoren, notificatiekanalen, alertinstellingen en laatste inlogmoment.

Technische en beveiligingsdata

IP-adres, user-agent, sessie-ID, server- en foutlogs en rate-limit metadata.

Communicatie

Berichten via contactformulier, supportmail en antwoorden op productcommunicatie.

Wij nemen geen besluiten die voor jou rechtsgevolgen hebben op basis van volledig geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Eventuele classificatie of prioritering binnen het product is gericht op openbare subsidieregelingen en niet op het profileren van individuele personen.

Account aanmaken en inloggen

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Alerts, e-mail, Slack en webhookinstellingen leveren

Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Facturatie en betalingsafhandeling

Wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b/c AVG).

Support en klantcontact

Gerechtvaardigd belang of uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b/f AVG).

Beveiliging, fraudepreventie en abuse-detectie

Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Gebruiksanalyse en bugdetectie (Microsoft Clarity)

Gerechtvaardigd belang: productverbetering en foutopsporing in de webapp (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Nieuwsbrief en commerciële updates

Toestemming, voor zover van toepassing (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Waar we ons beroepen op gerechtvaardigd belang, gaat het om verwerkingen die nodig zijn om de dienst veilig, bruikbaar en commercieel werkbaar te houden, zoals abuse-detectie, prestatiebewaking en redelijke productverbetering. Daarbij maken we steeds een afweging tussen dat belang en jouw privacybelang.

Voor classificatie van publieke subsidieteksten kunnen we gebruik maken van taalmodellen. Daarbij sturen we alleen openbare overheidspublicaties en nadrukkelijk geen klantdata of andere persoonsgegevens.

We verkopen geen persoonsgegevens, verhuren geen databestanden aan derden en gebruiken persoonsgegevens niet voor advertentienetwerken of externe retargeting.

We delen persoonsgegevens alleen met leveranciers die technisch nodig zijn om Subsidieupdate te draaien. Met verwerkers sluiten we passende contractuele afspraken en we beperken de data-uitwisseling tot wat operationeel nodig is.

Buiten deze verwerkers delen we persoonsgegevens alleen als dat wettelijk verplicht is, als dat nodig is voor het afhandelen van een beveiligingsincident of wanneer jij ons daar uitdrukkelijk om verzoekt. Wij verstrekken geen klantdata aan andere commerciële partijen voor hun eigen doeleinden.

Als een leverancier subverwerkers inschakelt, verwachten wij dat die leverancier daar contractueel dezelfde beschermingsstandaard op toepast. Op verzoek lichten we toe welke partijen voor een specifieke verwerking betrokken zijn.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

Accountgegevens

Tot 12 maanden na beëindiging van het account of abonnement.

Facturen en betaalreferenties

7 jaar wegens fiscale bewaarplicht.

Server- en securitylogs

30 dagen rolling, tenzij een incident langer onderzoek vereist.

Back-ups

Versleutelde rolling back-ups van 30 dagen.

Support- en contactmails

Maximaal 3 jaar na het laatste inhoudelijke contact.

Nieuwsbrieftoestemming

Tot het moment van uitschrijven of intrekken van toestemming.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen we persoonsgegevens of anonimiseren we ze zodanig dat ze niet meer tot een persoon herleidbaar zijn. Back-upkopieën verdwijnen automatisch mee in de rolling back-upcyclus, tenzij een incidentonderzoek tijdelijk een langere bewaring noodzakelijk maakt.

We gebruiken functionele cookies en sessiemechanismen die nodig zijn om inloggen, sessiebeheer en voorkeuren te laten werken. Daarnaast zetten we in de webapp een analyse- en UX-component van Microsoft Clarity in om het gebruik te begrijpen en bugs op te sporen. We gebruiken geen advertentiecookies en we verkopen geen gedragsprofielen aan derden.

Sessiecookie

Ondersteunt veilige authenticatie en ingelogde sessies in de webapp.

Voorkeurcookie

Kan taal- of consentvoorkeuren onthouden als die functionaliteit actief is.

Analyse- en UX-cookie (Microsoft Clarity)

Legt geanonimiseerd vast hoe de webapp gebruikt wordt, zodat we knelpunten en bugs kunnen opsporen en verhelpen.

Server-side logica

Een deel van sessiebeheer en beveiliging gebeurt server-side zonder marketingtracking.

• Authenticatie- en sessiecookies voor veilig inloggen in de webapp.
• Voorkeurcookies voor taal- of consentinstellingen wanneer die actief zijn.
• Microsoft Clarity voor geanonimiseerde gebruiksanalyse en bugdetectie in de webapp.
• Geen third-party advertentietrackers op de marketingpagina's of in de webapp.

Je kunt bestaande cookies altijd verwijderen via je browser. Houd er rekening mee dat onderdelen van de webapp dan opnieuw om authenticatie of voorkeurinstellingen kunnen vragen.

Inzage

Je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.

Rectificatie

Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.

Verwijdering

Je kunt verzoeken om verwijdering, voor zover geen bewaarplicht geldt.

Beperking

Je kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.

Dataportabiliteit

Je kunt je gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.

Bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.

Toestemming intrekken

Waar verwerking op toestemming steunt, kun je die altijd intrekken.

Verzoeken kun je richten aan privacy@subsidieupdate.nl. We kunnen daarbij om een redelijke verificatie van je identiteit vragen voordat we gegevens delen of verwijderen.

We reageren in beginsel binnen één maand. Alleen wanneer een verzoek uitzonderlijk complex is of wanneer we veel verzoeken tegelijk ontvangen, mogen we die termijn onder de AVG verlengen. In dat geval laten we je dat gemotiveerd weten.

We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de dienst en de gegevens die we verwerken. Daarbij gaat het onder meer om toegangsbeveiliging, versleuteling, logging, patchbeleid en procedures voor incidentrespons.

• TLS op alle publieke verbindingen en versleutelde opslag van database en back-ups.
• Gehashte wachtwoorden en rolgebaseerde toegang tot productie-omgevingen.
• Beveiligingslogging, rate limiting en misbruikdetectie op publieke endpoints.
• Operationele procedures voor incident response en datalekmelding waar nodig.

Als zich ondanks deze maatregelen een datalek voordoet dat waarschijnlijk een risico oplevert voor betrokkenen, volgen wij het wettelijke meldproces. Meldingsplichtige datalekken melden wij binnen 72 uur na ontdekking aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar dat door de AVG wordt vereist, aan de betrokken personen. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een klant als verwerker, informeren wij die klant zonder onredelijke vertraging, zodat de klant zelf aan zijn meldplicht kan voldoen.

Heb je een privacyvraag, verzoek of melding van een mogelijk datalek? Mail dan naar privacy@subsidieupdate.nl. Voor algemene productvragen kun je terecht op contact@subsidieupdate.nl.